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About the College of Immigration and Citizenship Consultants (the College) 

The College is the authority mandated by the Government of Canada to regulate the practice of Regulated Canadian Immigration Consultants (RCICs) and Regulated International Student Immigration Advisors (RISIAs). Its role, authority and powers are established in the College of Immigration and Citizenship Consultants Act (Canada). The College sets and enforces the licensing, education and ethical standards of the profession in the public interest.  

Industry 

Self-Regulatory Organization (SRO) 

 Position 

JOB TITLE: Supervisor, Early Resolution 

Department: Professional Conduct 

Reports to: Manager, Intake and Resolutions 

Language Requirement: Bilingual Preferred  

Location: Canada 

Classification: Full-time 

Why join us? 

Do you want to be part of a team that strives to enhance and uphold Canada’s immigration and citizenship consulting profession? If you share our passion and purpose, please consider applying for the opportunity below to become part of a team that makes a difference.  

How will this role support our team?  

The Supervisor, Early Resolution leads the operations of the College’s early resolution (ER) functions. This includes reviewing complaints, facilitating the ER process and ensuring compliance with agreements.  

Responsibilities Include (but are not limited to) 

• Lead the operations of the College’s ER functions, including mediations.  

• Work with the Manager to provide training, coaching and feedback.   

• Review Triage and ER process across cases for consistency and procedural fairness.  

• Guide staff on all relevant policies, procedures, By-Laws and legislation in their work to resolve complaints.  

• Review complaints to assess their appropriateness for ER.  

• Analyze complaint information and identify issues tied to the professional obligations of licensees.   

• Prepare complaint summaries and reports when required, synthesizing all information and making recommendations about how to proceed.  

• Facilitate transfer of complaints to other teams within the Department where ER process is not appropriate or premature.  

• Coordinate Complaints Committee meetings, which includes identifying panel members, scheduling, presenting complaints, preparing draft agendas, minutes and decisions.   

• Support the work of the Independent Complaints Review Officer (ICRO):   

• Provide complaint documents, respond to the ICRO’s inquiries, obtain additional information from staff and assist with drafting decisions.    

• Review the ICRO’s decisions, distribute them to the relevant managers, and act as intermediary for correspondence between the Officer and managers.  

• As time permits, resolve low-risk complaints referred to the ER stream in a manner appropriate to the nature of the issue(s) and applicable regulations.   

• Maintain case files and documentation, per Department processes.   

• Coordinate with other staff to ensure participants’ compliance with agreements.  

• Prepare reports and metrics related to number of cases closed at the ER stage for the Manager’s review. Analyze trends and continually build and improve the ER program by identifying process improvements, and developing new materials that facilitate resolutions, including educational and training materials, guides, web content and templates for licensees to help them better manage their practice.  

This role will support our team by providing 

• Analytical, problem-solving and judgement to prepare processes, identify issues in complaints and work towards an appropriate solution.   

• Time management and organizational skills to manage and prioritize competing priorities and deadlines.   

• Organizational skills to keep track of deadlines and a high volume of case documents and materials.  

• Flexibility to work in a fast-paced changing environment as a collaborative team player who demonstrates initiative.  

• Interpersonal and stakeholder relationship management skills to interact professionally and respectfully with stakeholders and engage in dispute resolution.  

• Written and verbal communication skills to prepare case documentation and engage in dispute resolution.  

• Tact and discretion to work on confidential and sensitive matters.  

• Coaching and management skills to inspire, motivate and develop team members.   

Required Education and Experience 

• College Diploma in law (e.g., Legal Assistant, Law Clerk or Paralegal) or a field related to dispute resolution (Alternative Dispute Resolution [ADR]).  

• 3-5 years of progressive experience in early resolution and dispute resolution.   

• Knowledge of DR techniques and appropriate application.   

• Knowledge of administrative law principles and ability to acquire knowledge of the College Act, regulations, By-Laws and Code of Professional Conduct.  

• Knowledge of office/administrative software.   

 What We Offer 

• The College hires and onboards 100% remotely 

• The opportunity to protect the public interest within the immigration and citizenship sector 

• A culture of transparency, where team members are involved in important conversations 

• Full health benefits from day one for you and your family 

• Access to the Employee and Family Assistance program 

• RRSP match 

How to Apply 

Click here to upload your resume and brief cover letter indicating why you feel you are fit for this role. 

Your personal information is collected and used by the College when you apply for employment with the College. Please read the College’s Privacy Notice for more information regarding its privacy practices. 

The College is an equal opportunity employer. We welcome applications from persons legally entitled to work in Canada, who represent the diversity of our nation, and whose qualifications meet the skills and experiences we seek. We are committed to providing equal opportunities to all candidates and to meeting the needs of people with disabilities. Should you be contacted regarding an employment opportunity and require an accommodation for a disability, we will be pleased to work with you to identify how we can best support you through this process. 

The successful candidate will be required to undergo a criminal background check. 

While we thank all applicants for their interest, only those identified for further consideration will be contacted. 

À propos du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (le Collège) 

Le Collège est l’autorité mandatée par le gouvernement du Canada pour réglementer la pratique des consultants réglementés en immigration canadienne (CRIC) et des conseillers réglementés en immigration pour étudiants étrangers (CRIEE). Son rôle et ses pouvoirs sont établis dans la Loi sur le Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (Canada). Le Collège établit les normes de la profession en matière de délivrance de permis, de formation et d’éthique et veille à leur application dans l’intérêt public.  

Secteur 

Organisme d’autoréglementation (OAR) 

Poste 

TITRE DU POSTE : Superviseur.e, règlement rapide 

Service : Conduite professionnelle 

Superviseur immédiat : Gestionnaire, réception et règlement des plaintes 

Exigences linguistiques : Bilinguisme souhaité 

Lieu : Canada 

Classification : Temps plein  

Pourquoi vous joindre à nous? 

Souhaitez-vous faire partie d’une équipe qui a à cœur de renforcer et de soutenir la profession de consultant en immigration et en citoyenneté? Si vous partagez notre passion et notre objectif, posez votre candidature ci-dessous pour vous joindre à une équipe qui apporte une contribution importante.  

De quelle façon ce rôle soutiendra-t-il notre équipe?  

Le superviseur ou la superviseure, règlement rapide, dirige les activités dans le cadre des tâches de règlement rapide du Collège. Il s’agit notamment d’examiner les plaintes, de simplifier le processus du règlement rapide et de veiller au respect des ententes.  

Les responsabilités comprennent les éléments suivants (sans toutefois s’y limiter) 

• Diriger les activités dans le cadre des tâches de règlement rapide du Collège, notamment les médiations.  

• Collaborer avec la gestionnaire en vue de fournir de la formation, de l’encadrement et de la rétroaction.   

• Examiner le processus de triage et de règlement rapide appliqué à différents dossiers pour en vérifier la cohérence et l’équité procédurale.  

• Encadrer le personnel sur l’application de l’ensemble des politiques, procédures, lois et règlements pertinents dans le cadre de son travail relatif au règlement des plaintes.  

• Examiner les plaintes afin de déterminer s’il convient d’appliquer le règlement rapide.  

• Analyser les renseignements relatifs aux plaintes et cerner les enjeux liés aux obligations professionnelles des titulaires de permis.   

• Préparer des résumés et des rapports sur les plaintes, le cas échéant, en faisant la synthèse de tous les renseignements et en formulant des recommandations sur la marche à suivre.  

• Participer au transfert des plaintes à d’autres équipes au sein du service lorsque le processus de règlement rapide est inapproprié ou prématuré.  

• Coordonner les réunions du Comité des plaintes, ce qui comprend la désignation des membres du jury, la planification, la présentation des plaintes, la préparation des ébauches des ordres du jour, procès-verbaux et décisions.   

• Soutenir le travail de l’agente d’examen des plaintes indépendante (AEPI) :   

• Fournir les documents sur les plaintes, répondre aux demandes de renseignements de l’AEPI, obtenir des renseignements supplémentaires auprès du personnel et contribuer à la rédaction des décisions.    

• Examiner les décisions de l’AEPI, les communiquer aux gestionnaires concernés et servir d’intermédiaire entre l’AEPI et les gestionnaires.  

• Si le temps le permet, résoudre les plaintes à faible risque acheminées au service en fonction du processus de règlement rapide d’une manière adaptée à la nature du ou des problèmes et aux réglementations applicables.   

• Tenir à jour les dossiers et les documents, conformément aux processus du service.   

• Collaborer avec d’autres membres du personnel pour s’assurer que les participants respectent les ententes.  

• Préparer des rapports et des mesures relatives au nombre de dossiers classés à l’étape du règlement rapide aux fins d’examen par la gestionnaire. Analyser les tendances, développer et améliorer sans cesse le programme de règlement rapide en indiquant les améliorations à apporter aux processus et en élaborant de nouveaux documents qui facilitent le règlement des plaintes, notamment des documents didactiques et de formation, des guides, du contenu Web et des modèles de documents à l’intention des titulaires de permis, afin de les aider à mieux gérer leur pratique.   

Ce rôle soutiendra notre équipe en y apportant les éléments suivants 

• Esprit d’analyse, aptitudes à résoudre des problèmes et capacité de discernement permettant de préparer les processus, cerner les problèmes liés aux plaintes et trouver une solution adéquate   

• Aptitudes pour la gestion du temps et sens de l’organisation permettant de gérer et de hiérarchiser des priorités et des échéances concurrentes   

• Sens de l’organisation permettant de gérer les échéances et un volume élevé de documents et de dossiers liés aux affaires en cause  

• Souplesse permettant de travailler dans un environnement au rythme rapide et changeant en faisant preuve d’un esprit d’équipe et d’initiative  

• Habiletés interpersonnelles et aptitudes pour la gestion des relations avec les parties prenantes permettant d’interagir avec ces dernières de manière professionnelle et respectueuse et de prendre part au règlement des différends  

• Aptitudes pour la communication écrite et verbale en vue de préparer les documents à l’appui des dossiers et de participer au règlement des différends  

• Tact et discrétion afin de traiter des questions de nature confidentielle et sensible  

• Capacité à encadrer et à gérer les membres de l’équipe d’une manière qui les inspire, les motive et contribue à leur perfectionnement   

Formation et expérience requises  

• Diplôme d’études collégiales en droit (p. ex. assistant juridique, assistant judiciaire ou parajuriste) ou dans un domaine connexe au règlement des différends (mode alternatif de règlement des litiges [MARL])  

• Trois à cinq ans d’expérience acquise progressivement en matière de règlement rapide et de règlement des différends   

• Connaissance des techniques de règlement des différends et de la façon de les appliquer adéquatement   

• Connaissance des principes du droit administratif et capacité à acquérir des connaissances sur la Loi sur le Collège, les règlements, le Règlement administratif et le Code de déontologie  

• Connaissance de logiciels bureautiques et administratifs   

 Ce que nous offrons 

• Le processus d’embauche et d’accueil du Collège se fait entièrement à distance 

• L’occasion de protéger l’intérêt public relativement à l’immigration et la citoyenneté 

• Une culture de transparence où les membres de l’équipe participent aux conversations importantes 

• Prestations-maladie complètes dès le premier jour, pour vous et votre famille 

• Accès au programme d’aide aux employés et à leur famille 

• Contribution équivalente de l’employeur au REER 

Pour postuler 

Cliquez ici pour téléverser votre curriculum vitæ et une courte lettre de présentation indiquant les raisons pour lesquelles vous estimez être à même d’assumer ce rôle. 

Vos renseignements personnels sont recueillis et utilisés par le Collège lorsque vous postulez pour un emploi auprès du Collège. Veuillez lire l’avis de confidentialité du Collège pour plus de renseignements à propos de ses pratiques relatives à la protection de la vie privée. 

Le Collège est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous acceptons les candidatures des personnes légalement autorisées à travailler au Canada, qui représentent la diversité de notre pays, et dont les qualifications satisfont aux compétences et expériences que nous recherchons. Nous sommes résolus à offrir des chances égales à tous les candidats et à respecter les besoins des personnes ayant un handicap. Si nous communiquons avec vous au sujet d’une occasion d’emploi et que vous avez besoin d’une mesure d’adaptation en raison d’un handicap, nous nous ferons un plaisir de collaborer avec vous pour déterminer comment vous soutenir le mieux possible dans le cadre de ce processus. 

La personne choisie devra se soumettre à la vérification de son casier judiciaire. 

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les candidats présélectionnés.