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Hearings Coordinator

College of Early Childhood Educators

Hearings Coordinator

Full-Time Permanent Position

The College of Early Childhood Educators (the College) supports high-quality early learning and care by regulating more than 61,000 members of the profession in the public interest, pursuant to the Early Childhood Educators Act, 2007. We are one of the largest self-regulatory bodies in Ontario and the diversity of our members as well as our employees reflects the diversity of the children and families to whom they provide care and education. Our Commitment to Anti-Racism informs how we work and is embedded in the culture of the College, where we continue to create and strengthen a workplace of inclusion and belonging.  

We are seeking an organized, detail-oriented self-starter to organize pre-hearings and hearings and provide support to the College’s Discipline and Fitness to Practise Committees.

Reporting to the Manager, Policy, Governance and Hearings, the key areas of responsibility are to:  

  • Coordinate hearings and pre-hearing conferences, including logistics such as scheduling panels of the Committees, virtual meeting and or physical facilities, and securing the assistance of various service providers.
  • Attend all pre-hearings and hearings; enter and maintain all exhibits; support the pre-hearing Chair and panel; facilitate access for members of the public; and advise the Manager, Policy, Governance and Hearings of the status of proceedings.
  • Respond to public inquiries about pending hearings and hearing outcomes.
  • Communicate with prosecutors, early childhood educators/their representatives, and staff throughout the hearing process.
  • Prepare decision templates and provide administrative support to Committees to assist with timely delivery of decisions, ensure proper translation and distribute final decisions.
  • Update the College’s website, including the public register, with current information related to hearings.
  • Track appointments to the College’s roster of eligible panellists for the Discipline, Fitness to Practise, Complaints and Registration Appeals Committees.
  • Review and process third party accounts for payment as directed.

Qualifications

  • Two or three-year college program (law clerk or paralegal preferred) or three or four-year university degree.Alternatively, 1-3 years’ commensurate experience.
  • Understanding of administrative law concepts, principles and terminology, such as conflicts of interest, bias, fairness and transparency.
  • Experience with administrative tribunal processes, procedures, management and decorum.
  • Understanding of legal documents, by-laws and Rules of Procedure.
  • Understanding of confidentiality and professional boundaries, as well as data/information management and privacy law requirements.
  • Effective and diplomatic written and oral communication skills to prepare documentation for meetings, pre-hearings and hearings; to communicate with parties, various service providers and Committee members; and to respond to public inquiries.
  • Ability to exercise good judgment and maintain neutrality, including while providing support to Committee members and when handling sensitive and confidential information.
  • Strong skills in using a variety of digital tools, including Zoom, Microsoft Office, SharePoint, and Adobe Acrobat.
  • Ability to complete detail-oriented tasks while managing competing responsibilities and deadlines.
  • Flexibility to work well independently and in a team environment with changing priorities.
  • Bilingual (English/French) is an asset.

The College encourages applications from members of underrepresented and marginalized groups.  

The College is committed to providing accommodation. If you require accommodation, please contact us and we will work with you to meet your needs.  

Our employees have a flexible workplace (working remotely and on site).  

Please submit your cover letter and resume on our website by April 1, 2024. We thank all applicants, however, only those considered for an interview will be contacted. 

French version to follow below.

Coordonnateur(trice) des audiences

Poste permanent à temps plein

Conformément à la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance, l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance (l’Ordre) appuie la prestation de services d’apprentissage et de garde des jeunes enfants de haute qualité en réglementant plus de 61 000 membres de la profession dans l’intérêt du public. Nous sommes l’un des plus grands organismes d’autoréglementation en Ontario, et la diversité de nos membres – et de notre personnel –  reflète celle des enfants et des familles à qui ils fournissent des soins et des services éducatifs. Notre engagement envers l’antiracisme guide notre façon de travailler et fait partie intégrante de la culture de l’Ordre, qui poursuit sa mission de créer et de consolider un lieu de travail favorisant l’inclusion et le sentiment d’appartenance.

Nous sommes à la recherche d’une personne ayant le sens de l’organisation et du détail pour organiser les préaudiences et les audiences et assister le comité de discipline et le comité d’aptitude professionnelle.

Relevant du chef, Politiques, gouvernance et audiences, le titulaire du poste assumera les principales responsabilités suivantes :

  • Coordonner les audiences et les audiences préalables, y compris la logistique, comme l’emploi du temps des sous-comités, les réunions virtuelles ou en personne, y compris de la préparation des lieux et le recours à divers fournisseurs de services.
  • Assister à toutes les audiences préalables et à toutes les audiences; saisir et conserver toutes les pièces produites; assister le président de l’audience préalable et le sous-comité; faciliter l’accès aux membres du public; et informer le chef, Politiques, gouvernance et audiences, de l’état des procédures.
  • Répondre aux demandes de renseignements du public au sujet des audiences en cours et des audiences à venir.
  • Communiquer avec les procureurs, les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance ou leurs représentants ainsi qu’avec le personnel tout au long du processus d’audience.
  • Préparer des modèles de décision et fournir un soutien administratif aux comités pour les aider à rendre leurs décisions en temps opportun; assurer une traduction appropriée et transmettre les décisions finales.
  • Mettre à jour le site Web de l’Ordre, y compris le tableau public, avec des renseignements à jour sur les audiences.
  • Effectuer le suivi de la liste des personnes pouvant être membres d’un sous-comité de discipline, d’aptitude professionnelle, des plaintes et d’appel des inscriptions de l’Ordre.
  • Passer en revue et traiter les comptes de tiers aux fins de paiement comme qu’indiqué.

Qualifications

  • Programme d’études collégiales de deux ou trois ans (juriste, parajuriste) ou diplôme universitaire de trois ou quatre ans, ou de une à trois années d’expérience dans un domaine connexe.
  • Compréhension des concepts, des principes et de la terminologie du droit administratif, comme les conflits d’intérêts, les préjugés, l’équité et la transparence.
  • Expérience des processus, des procédures, de la gestion et du décorum des tribunaux administratifs.
  • Compréhension des documents juridiques, des règlements administratifs et des règles de procédure.
  • Compréhension des principes de confidentialité et de limites professionnelles, ainsi que des exigences en matière de gestion des données/de l’information et de protection de la vie privée.
  • Aptitudes à recourir à une communication écrite et orale efficace et diplomatique pour préparer la documentation des réunions, des audiences préalables et des audiences; pour communiquer avec les parties prenantes, les divers fournisseurs de services et les membres des comités; et pour répondre aux demandes de renseignements du public.
  • Capacité à faire preuve de jugement et de neutralité, y compris lorsqu’il s’agit d’assister les membres des comités et de traiter des renseignements de nature délicate et confidentielle.
  • Solides compétences dans l’utilisation d’outils numériques tels que Zoom, Microsoft Office, SharePoint et Adobe Acrobat.
  • Capacité à accomplir des tâches détaillées tout en gérant des responsabilités et des échéances concurrentes.
  • Flexibilité pour bien travailler de façon autonome et en équipe dans un environnement aux priorités changeantes.
  • Bilinguisme (anglais/français) : un atout.

L’Ordre encourage les membres des groupes sous-représentés et marginalisés à présenter leur candidature.  

L’Ordre s’engage à prendre des mesures d’adaptation. Si vous en avez besoin, veuillez communiquer avec nous et nous ferons en sorte de répondre à vos besoins.  

Notre personnel a accès à des modalités de travail flexibles (travail à distance et sur place).

Veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre CV sur notre site Web avant le 1er avril 2024. Nous remercions toutes les personnes ayant soumis leur candidature pour ce poste. Nous ne communiquerons toutefois qu’avec celles ayant été retenues pour une entrevue.

* Remarque : Dans ce texte, le masculin générique englobe tous les genres.

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