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About the College of Immigration and Citizenship Consultants (the College)

The College is the authority mandated by the Government of Canada to regulate the practice of Regulated Canadian Immigration Consultants (RCICs) and Regulated International Student Immigration Advisors (RISIAs). Its role, authority and powers are established in the College of Immigration and Citizenship Consultants Act (Canada). The College sets and enforces the licensing, education and ethical standards of the profession in the public interest.

Industry

Self-Regulatory Organization (SRO)

Position

JOB TITLE:                            Coordinator, Compliance

Department:                              Operations

Reports to:                                 Manager, Corporate Affairs

Language Requirement:         Bilingual Non-Imperative

Location:                                    Canada

Classification:                           Full Time

Why join us?

Do you want to be part of a team that strives to enhance and uphold Canada’s immigration and citizenship consulting profession? If you share our passion and purpose, please consider applying for the opportunity below to become part of a team that makes a difference.

How will this role support our team? 

The Coordinator, Compliance provides policy and administrative support to assist the College in fulfilling its compliance obligations, with a focus on the Access to Information Act, the Privacy Act (access to information and privacy [ATIP]) and the Library and Archives of Canada Act.

Responsibilities Include (but are not limited to)

• Support the College in meeting its legislative compliance obligations.
• Coordinate requests for information submitted under the Acts in compliance with ATIP legislation, regulations, and Treasury Board Secretariat (TBS) policies and guidelines.
• Provide coordination support to the Specialist, Policy Compliance (e.g., maintain ATIP mailbox, update ATIP request tracker, conduct research, draft ATIP statistical and annual reports, coordinate the reporting process).
• Conduct privacy reviews of third-party contracts/agreements to ensure controls are in place to comply with legislative privacy requirements.
• Collaborate with the Specialist, Policy Compliance to coordinate and complete Privacy Impact Assessments (PIAs) as required.
• Collaborate with the Finance Department to coordinate travel and hospitality expense submissions to Open Government in compliance with Part II of the Access to Information Act.
• Assist the Specialist, Policy Compliance with the coordination activities related to the development, planning, implementation and training for compliance-related legislation, regulations, directives and guidelines.

This role will support our team by providing

• Analytical and problem-solving skills to understand and process requests, conduct research and coordinate reporting processes

• Time management, organizational, and decision-making skills to manage and prioritize competing priorities in accordance with established policies and procedures under strict statutorily imposed deadlines
• Organizational skills to independently plan and organize daily activities
• Flexibility to work in a fast-paced changing environment as a collaborative team player who demonstrates initiative

• Interpersonal skills to interact professionally and respectfully with others
• Written and verbal communication skills to respond to requests for information and to complete annual reports
• Attention to detail to respond to requests for information, to ensure reporting is complete and accurate and to review third-party contracts/agreements

Required Education and Experience

• College diploma in a related discipline
• 3-5 years of experience supporting the implementation of compliance policies, procedures, and guidelines
• Ability to acquire knowledge of the Access to Information Act, Privacy Act and Library and Archives of Canada Act

 What We Offer

• The College hires and onboards 100% remotely
• The opportunity to protect the public interest within the immigration and citizenship sector
• A culture of transparency, where team members are involved in important conversations
• Full health benefits from day one for you and your family
• Access to the Employee and Family Assistance program
• RRSP match

How to Apply

Click here to upload your resume and brief cover letter indicating why you feel you are fit for this role.

Your personal information is collected and used by the College when you apply for employment with the College. Please read the College’s Privacy Notice  for more information regarding its privacy practices.

The College is an equal opportunity employer. We welcome applications from persons legally entitled to work in Canada, who represent the diversity of our nation, and whose qualifications meet the skills and experiences we seek. We are committed to providing equal opportunities to all candidates and to meeting the needs of people with disabilities. Should you be contacted regarding an employment opportunity and require an accommodation for a disability, we will be pleased to work with you to identify how we can best support you through this process.

The successful candidate will be required to undergo a criminal background check.

While we thank all applicants for their interest, only those identified for further consideration will be contacted.

À propos du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (le Collège)

Le Collège est l’autorité mandatée par le gouvernement du Canada pour réglementer la pratique des consultants réglementés en immigration canadienne (CRIC) et des conseillers réglementés en immigration pour étudiants étrangers (CRIEE). Son rôle et ses pouvoirs sont établis dans la Loi sur le Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (Canada). Le Collège établit les normes de la profession en matière de délivrance de permis, de formation et d’éthique et veille à leur application dans l’intérêt public.

Secteur

Organisme d’autoréglementation (OAR)

Poste

TITRE DU POSTE :               Coordonnateur.trice, conformité

Service :                                        Opérations

Supérieur immédiat :                Gestionnaire, affaires générales

Exigences linguistiques :         Bilinguisme non essentiel

Lieu :                                            Canada

Classification :                           Temps plein

Pourquoi vous joindre à nous?

Souhaitez-vous faire partie d’une équipe qui a à cœur de renforcer et de soutenir la profession de consultant en immigration et en citoyenneté? Si vous partagez notre passion et notre objectif, posez votre candidature ci-dessous pour vous joindre à une équipe qui apporte une contribution importante.

De quelle façon ce rôle soutiendra-t-il notre équipe? 

Le coordonnateur ou la coordonnatrice, conformité, fournit du soutien administratif et en matière de politiques en vue d’aider le Collège à satisfaire à ses obligations de conformité, notamment en ce qui a trait à la Loi sur l’accès à l’information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels (accès à l’information et protection des renseignements professionnels [AIPRP]) et à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

Les responsabilités comprennent les éléments suivants (sans toutefois s’y limiter)

• Aider le Collège à satisfaire à ses obligations en matière de conformité aux lois.
• Assurer la coordination des demandes de renseignements soumises aux termes des lois dans le respect de la législation et de la réglementation relatives à l’AIPRP et des politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).
• Fournir du soutien en matière de coordination à la spécialiste, conformité aux politiques, (p. ex. vérifier la boîte de réception relative à l’AIPRP, mettre à jour le système de suivi des demandes d’AIPRP, effectuer des recherches, rédiger des rapports statistiques et annuels en matière d’AIPRP, coordonner le processus de production de rapports).
• Effectuer des examens axés sur la protection de la vie privée dans les contrats et accords conclus avec des tierces parties afin de s’assurer que des contrôles permettant de se conformer aux exigences législatives en matière de protection de la vie privée sont en place.
• Collaborer avec la spécialiste, conformité aux politiques, pour coordonner et mener les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), au besoin.
• Collaborer avec le Service des finances pour coordonner le dépôt des rapports de dépenses afférentes aux déplacements et de frais d’accueil au gouvernement ouvert, conformément à la Partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information.
• Soutenir la spécialiste, conformité aux politiques, dans la coordination des activités liées à l’élaboration, à la planification et à la mise en œuvre de la législation, de la réglementation, des directives et des lignes directrices en matière de conformité, de même que les activités de formation qui s’y rattachent.

Ce rôle soutiendra notre équipe en y apportant les éléments suivants

• Esprit d’analyse et aptitudes à résoudre des problèmes permettant de comprendre et de traiter les demandes, d’effectuer des recherches et de coordonner les processus de production de rapports

• Sens de l’organisation et aptitudes pour la gestion du temps et la prise de décisions afin de gérer et de hiérarchiser des priorités concurrentes conformément aux politiques et procédures établies, en fonction des délais stricts prescrits par la loi
• Sens de l’organisation permettant de planifier et d’organiser de manière autonome les activités quotidiennes
• Souplesse permettant de travailler dans un environnement au rythme rapide et changeant en faisant preuve d’un esprit d’équipe et d’initiative

• Habiletés interpersonnelles afin d’interagir de manière professionnelle et respectueuse avec les autres
• Aptitudes en communication verbale et écrite pour répondre aux demandes de renseignements et produire les rapports annuels
• Souci du détail permettant de répondre aux demandes de renseignements, s’assurer que les rapports sont complets et exacts et d’examiner les contrats et accords avec des tierces parties

Formation et expérience requises

• Diplôme collégial dans un domaine connexe
• Trois à cinq années d’expérience dans le soutien à la mise en œuvre de politiques, procédures et lignes directrices en matière de conformité
• Capacité à acquérir des connaissances afférentes à la Loi sur l’accès à l’information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada

 Ce que nous offrons

• Le processus d’embauche et d’accueil du Collège se fait entièrement à distance
• L’occasion de protéger l’intérêt public relativement à l’immigration et la citoyenneté
• Une culture de transparence où les membres de l’équipe participent aux conversations importantes
• Prestations-maladie complètes dès le premier jour, pour vous et votre famille
• Accès au programme d’aide aux employés et à leur famille
• Contribution équivalente de l’employeur au REER

Pour postuler 

Cliquez ici pour téléverser votre curriculum vitæ et une courte lettre de présentation indiquant les raisons pour lesquelles vous estimez être à même d’assumer ce rôle.

Vos renseignements personnels sont recueillis et utilisés par le Collège lorsque vous postulez pour un emploi auprès du Collège. Veuillez lire l’avis de confidentialité du Collège pour plus de renseignements à propos de ses pratiques relatives à la protection de la vie privée.

Le Collège est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous acceptons les candidatures des personnes légalement autorisées à travailler au Canada, qui représentent la diversité de notre pays, et dont les qualifications satisfont aux compétences et expériences que nous recherchons. Nous sommes résolus à offrir des chances égales à tous les candidats et à respecter les besoins des personnes ayant un handicap. Si nous communiquons avec vous au sujet d’une occasion d’emploi et que vous avez besoin d’une mesure d’adaptation en raison d’un handicap, nous nous ferons un plaisir de collaborer avec vous pour déterminer comment vous soutenir le mieux possible dans le cadre de ce processus.

La personne choisie devra se soumettre à la vérification de son casier judiciaire.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les candidats présélectionnés.