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About the College of Immigration and Citizenship Consultants (the College)

The College is the authority mandated by the Government of Canada to regulate the practice of Regulated Canadian Immigration Consultants (RCICs) and Regulated International Student Immigration Advisors (RISIAs). Its role, authority and powers are established in the College of Immigration and Citizenship Consultants Act (Canada). The College sets and enforces the licensing, education and ethical standards of the profession in the public interest.

Industry

Self-Regulatory Organization (SRO)

Position

JOB TITLE:                        Coordinator, Complaints

Department:                           Professional Conduct

Reports to:                              Supervisor, Early Resolution

Language Requirement:       Bilingual Preferred

Location:                                 Canada

Classification:                        Full-time

Why join us?

Do you want to be part of a team that strives to enhance and uphold Canada’s immigration and citizenship consulting profession? If you share our passion and purpose, please consider applying for the opportunity below to become part of a team that makes a difference.

How will this role support our team? 

The Coordinator, Complaints provides administrative and analytical support for cases referred to the Complaints Committee. This includes preparing case materials and summary documentation, scheduling, and attending Committee meetings, supporting the Committee in its review, facilitating simple resolution, preparing closing documentation, and updating the Department database. 

Responsibilities Include (but are not limited to)

• Review complaints to evaluate the information received and gather additional information as needed. 
• Summarize each complaint and supporting case documentation for the Complaints Committee to ensure Committee members have a clear understanding of the complaint issues to base their decision on.  
• Schedule and attend weekly Complaints Committee case review and triage meetings to take minutes and present cases.  
• Correspond with parties to the complaint to collect additional supporting documentation required by the Complaints Committee to perform assessments of the complaint.  
• Prepare documentation of Committee decisions (e.g., closing letter and letter of appointment). 
• Facilitate summary resolution of complaint matters. This involves assessing the complaint, determining the appropriate section of the By-law and resolution to be applied and preparing documentation to communicate the outcome to the complainant and licensee. 
• Coordinate with other staff to ensure compliance with resolution agreements. 

This role will support our team by providing

• Time management and organizational skills to manage and prioritize competing priorities and deadlines
• Organizational skills to keep track of deadlines and a high volume of case documents and materials
• Flexibility to work in a fast-paced changing environment as a collaborative team player who demonstrates initiative
• Interpersonal and stakeholder relationship management skills to interact professionally and respectfully with stakeholders (licensees, counsel, witnesses, etc.)
• Written and verbal communication skills to prepare documentation for the Complaints Committee and to communicate with parties and Committee members diplomatically and respectfully
• Attention to detail to ensure accuracy and completeness of documents/materials
• Tact and discretion to work on confidential and sensitive matters

Required Education and Experience

• College Diploma in business administration, law, or immigration
• 1-3 years of experience working in a law firm, administrative tribunal or regulatory body
• Knowledge of legal and administrative law concepts, principles, and terminology as well as the ability to acquire knowledge of the College Act, regulations, By-laws, and Code of Professional Conduct
• Knowledge of the Canadian immigration system
• Knowledge of office/administrative software, online storage and case management systems

 What We Offer

• The College hires and onboards 100% remotely
• The opportunity to protect the public interest within the immigration and citizenship sector
• A culture of transparency, where team members are involved in important conversations
• Full health benefits from day one for you and your family
• Access to the Employee and Family Assistance program
• RRSP match

How to Apply

Click here to upload your resume and brief cover letter indicating why you feel you are fit for this role.

Your personal information is collected and used by the College when you apply for employment with the College. Please read the College’s Privacy Statements for more information regarding its privacy practices.

The College is an equal opportunity employer. We welcome applications from persons legally entitled to work in Canada, who represent the diversity of our nation, and whose qualifications meet the skills and experiences we seek. We are committed to providing equal opportunities to all candidates and to meeting the needs of people with disabilities. Should you be contacted regarding an employment opportunity and require an accommodation for a disability, we will be pleased to work with you to identify how we can best support you through this process.

The successful candidate will be required to undergo a criminal background check.

While we thank all applicants for their interest, only those identified for further consideration will be contacted.

À propos du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (le Collège)

Le Collège est l’autorité mandatée par le gouvernement du Canada pour réglementer la pratique des consultants réglementés en immigration canadienne (CRIC) et des conseillers réglementés en immigration pour étudiants étrangers (CRIEE). Son rôle et ses pouvoirs sont établis dans la Loi sur le Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (Canada). Le Collège établit les normes de la profession en matière de délivrance de permis, de formation et d’éthique et veille à leur application dans l’intérêt public.

Secteur

Organisme d’autoréglementation (OAR)

Poste

TITRE DE POSTE :          Coordonnateur.trice, plaintes                      

Service :                                   Conduite professionnelle

Superviseur immédiat :        Superviseure, règlement rapide

Exigences linguistiques :      Bilinguisme souhaité

Lieu :                                        Canada

Classification :                       Temps plein

Pourquoi vous joindre à nous?

Souhaitez-vous faire partie d’une équipe qui a à cœur de renforcer et de soutenir la profession de consultant en immigration et en citoyenneté? Si vous partagez notre passion et notre objectif, posez votre candidature ci-dessous pour vous joindre à une équipe qui apporte une contribution importante.

De quelle façon ce rôle soutiendra-t-il notre équipe? 

Le coordonnateur, plaintes fournit du soutien administratif et analytique dans le cadre de dossiers renvoyés au Comité des plaintes. Il s’agit, entre autres, de préparer les documents relatifs aux dossiers et les résumés, de planifier les réunions du comité et d’y assister, d’appuyer le comité dans le cadre de son examen, de faciliter le règlement simple de différends, de préparer les documents nécessaires à la fermeture du dossier et de mettre à jour la base de données du service. 

Les responsabilités comprennent les éléments suivants (sans toutefois s’y limiter) :

• Examiner les plaintes en vue d’évaluer les renseignements reçus et de recueillir d’autres renseignements, au besoin. 
• Résumer chaque plainte et document à l’appui du dossier à l’intention du Comité des plaintes pour s’assurer que les membres du comité comprennent bien les questions soulevées dans le cadre de la plainte sur lesquelles s’appuiera leur décision.  
• Planifier les réunions hebdomadaires du Comité des plaintes pour l’examen et le triage des dossiers et y assister en vue de consigner les procès-verbaux et de présenter les dossiers.
• Correspondre avec les parties concernées par la plainte afin de recueillir les autres documents à l’appui exigés par le Comité des plaintes en vue d’effectuer les évaluations de la plainte.  
• Préparer les documents découlant des décisions du comité (p. ex. communication finale et lettre d’engagement). 
• Participer au règlement sommaire des plaintes. Il s’agit notamment d’évaluer la plainte, de décider de l’article du Règlement administratif et de la méthode de règlement qu’il convient d’appliquer et de préparer les documents servant à communiquer l’issue au plaignant et au titulaire de permis. 
• Collaborer avec d’autres membres du personnel pour assurer la conformité avec les ententes de règlement. 

Ce rôle soutiendra notre équipe en y apportant les éléments suivants :

• Aptitudes pour la gestion du temps et sens de l’organisation permettant de gérer et de hiérarchiser des priorités et des échéances concurrentes
• Sens de l’organisation permettant de gérer les échéances et un volume élevé de documents et de dossiers liés aux cas.
• Souplesse permettant de travailler dans un environnement au rythme rapide et changeant en démontrant un esprit d’équipe et d’initiative
• Habiletés interpersonnelles et aptitudes pour la gestion des relations avec les parties prenantes permettant d’interagir avec ces dernières de manière professionnelle et respectueuse (titulaires de permis, conseiller juridique, témoins, etc.)
• Aptitudes pour la communication écrite et verbale pour préparer des documents à l’intention du Comité des plaintes et communiquer avec les parties et les membres du comité avec diplomatie et respect
• Souci du détail permettant de veiller à l’exactitude et à l’exhaustivité des documents
• Tact et discrétion afin de traiter des questions de nature confidentielle et sensible

Formation et expérience requises

• Diplôme d’études collégiales en administration des affaires, en droit ou en immigration
• Une à trois années d’expérience dans un cabinet d’avocats ou auprès d’un tribunal administratif ou d’un organisme de réglementation 
• Connaissance des concepts juridiques, y compris les concepts, les principes et la terminologie du droit administratif, et capacité à acquérir des connaissances sur la Loi sur le Collège, les règlements, les règlements administratifs et le Code de déontologie du Collège
• Connaissance du système d’immigration canadien
• Connaissance de logiciels bureautiques/administratifs ainsi que de systèmes de stockage et de gestion des dossiers en ligne

 Ce que nous offrons

• Le processus d’embauche et d’accueil du Collège se fait entièrement à distance
• L’occasion de protéger l’intérêt public relativement à l’immigration et la citoyenneté
• Une culture de transparence où les membres de l’équipe participent aux conversations importantes
• Prestations-maladie complètes dès le premier jour, pour vous et votre famille
• Accès au programme d’aide aux employés et à leur famille
• Contribution équivalente de l’employeur au REER

Pour postuler

Cliquez ici pour téléverser votre curriculum vitæ et une courte lettre de présentation indiquant les raisons pour lesquelles vous estimez être à même d’assumer ce rôle.

Vos renseignements personnels sont recueillis et utilisés par le Collège lorsque vous postulez pour un emploi auprès du Collège. Veuillez lire les déclarations sur la protection des renseignements personnels du Collège pour plus de renseignements à propos de ses pratiques relatives à la protection de la vie privée.

Le Collège est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous acceptons les candidatures des personnes légalement autorisées à travailler au Canada, qui représentent la diversité de notre pays, et dont les qualifications satisfont aux compétences et expériences que nous recherchons. Nous sommes résolus à offrir des chances égales à tous les candidats et à respecter les besoins des personnes ayant un handicap. Si nous communiquons avec vous au sujet d’une occasion d’emploi et que vous avez besoin d’une mesure d’adaptation en raison d’un handicap, nous nous ferons un plaisir de collaborer avec vous pour déterminer comment vous soutenir le mieux possible dans le cadre de ce processus.

La personne choisie devra se soumettre à la vérification de son casier judiciaire.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les candidats présélectionnés.